Gastos Diarios 2

Introducción

Gastos Diarios es una aplicación diseñada para organizar tus gastos y tus ingresos, registra por fecha tus movimientos de dinero y después revisa los totales diarios, mensuales o anuales en los reportes. Recuerda que organizar tus gastos te permite tener un mejor control sobre tu dinero.

El principal objetivo de la aplicación es ayudar al usuario a ordenar su contabilidad personal o la de su negocio por medio de una interfaz amigable, utilizando términos que no son muy técnicos y creando reportes limpios que son fáciles de leer.

Gastos Diarios se basa en los principios de contabilidad básica. Es decir, crear cuentas que tienen un saldo propio, hacer entradas (ingresos) y salidas (gastos) de las cuentas, transferir saldo de una cuenta a otra. Generar reportes de los movimientos que se aplicaron en una fecha determinada o por un concepto en particular (categoría).

Para manejar una cuenta de activos (Efectivo, Ahorros, Banco, etc.) debes crear una cuenta para ingresos, en este tipo de cuentas el saldo es positivo porque es un dinero a tu favor. Cuando agregas un gasto tu saldo disminuye y cuando agregas un ingreso, obviamente tu saldo aumenta. Para una cuenta de ingresos debes de crear un límite positivo.

Pantalla de Inicio

img-01-minLos elementos que se describen a continuación se basan en la versión pro, es probable que en la versión gratuita algunos de estos elementos no estén disponibles.

La pantalla de inicio presenta algunos resúmenes para ofrecer una vista rápida de los gastos o ingresos que el usuario ha  registrado.

La versión 2 de Gastos Diarios utiliza un balance en la pantalla principal con tres opciones: Mes en curso, Mes en curso + remanentes y Todos los meses.

El usuario puede cambiar la posición del balance, se puede colocar sobre o debajo de los botones, para cambiar la configuración del balance se debe tocar el botón con forma de engrane que está en el título del mismo balance.

La pantalla de inicio de la versión pro tiene estos botones:

Agregar Registros

Los elementos que se describen a continuación se basan en la versión pro, es probable que en la versión gratuita algunos de estos elementos no estén disponibles.

Para agregar ingresos o gastos debes utilizar los primeros dos botones de la pantalla principal. El botón de la izquierda se usa exclusivamente para añadir ingresos y el botón de la derecha se usa solo para añadir gastos.

Las pantallas para agregar ingresos y gastos son muy similares, en la barra de herramientas podemos diferenciar el título, en la parte baja de la pantalla podemos ver un botón para agregar categorías (se explicará su funcionamiento más tarde), y encima del botón de categorías está el botón [Guardar] con el que salvamos cada operación.

  • Datos necesarios para agregar un gasto/ingreso:

[Ingreso/Gasto] El primer dato a solicitar es la cantidad ya sea para ingreso o gasto, este elemento de pantalla cuenta con un botón para abrir una calculadora. La calculadora ayudará al usuario a realizar cálculos básicos de sumas, restas, multiplicaciones y divisiones.

[Cuenta] El segundo dato que la aplicación pide es la cuenta donde se registrará el movimiento, esta opción siempre muestra la cuenta activa seleccionada por el usuario.

[Categoría] El tercer dato que se necesita es la categoría del gasto, por defecto aparece vacío, el usuario deberá elegir una de las categorías creadas con anterioridad.

[Descripción] El usuario pude añadir datos extras sobre el registro que está guardando, en esta sección puede anotar cualquier detalle relevante.

[Fecha] y [Hora] La aplicación por defecto siempre mostrará la fecha y hora actual, sin embargo el usuario puede cambiar estos datos. Se permite añadir datos en pasado o futuro, una vez que el usuario ha guardado la información puede modificar o eliminar estos registros desde la lista de movimientos.

Las ventanas siguientes de izquierda a derecha:
Calculadora, calendario y reloj.

Desde la parte baja de la pantalla se puede acceder a un elemento muy útil, estos botones se encuentran respectivamente en la pantalla para agregar ingresos y agregar gastos.

Al tocar este botón la aplicación mostrará la ventana que se muestra del lado izquierdo de la pantalla.

En esta ventana se pueden añadir más categorías, es importante recordar que las categorías que se añaden son solo visibles para la cuenta donde se han creado.

Está acción se puede realizar tanto para las categorías de ingresos como para las categorías de gastos, en el ejemplo se está cambiando una categoría de gastos.

  • Datos necesarios para registrar una transferencia:

[Cantidad] El primer dato a solicitar es la cantidad a transferir, este elemento de pantalla cuenta con un botón para abrir una calculadora. La calculadora ayudará al usuario a realizar cálculos básicos de sumas, restas, multiplicaciones y divisiones.

[Origen] El segundo dato que la aplicación pide es la cuenta de donde provendrá el recurso o saldo, esta opción al inicio se muestra vacía y debe ser elegida por el usuario.

[Categoría] El tercer dato que se necesita es la cuenta a donde se enviará el recurso o saldo, esta opción al inicio se muestra vacía y debe ser elegida por el usuario.

[Descripción] El usuario pude añadir datos extras sobre el registro que está guardando, en esta sección puede anotar cualquier detalle relevante.

[Fecha] y [Hora] La aplicación por defecto siempre mostrará la fecha y hora actual, sin embargo el usuario puede cambiar estos datos. Se permite añadir datos en pasado o futuro, una vez que el usuario ha guardado la información puede modificar o eliminar estos registros desde la lista de movimientos.

Lista de movimientos

Los elementos que se describen a continuación se basan en la versión pro, es probable que en la versión gratuita algunos de estos elementos no estén disponibles.

La lista de movimientos muestra todos los ingresos y gastos registrados, al tocar cualquier elemento se pueden eliminar o editar para hacer correcciones. La aplicación tiene opciones para elegir el mes y el año, de este modo se puede elegir solo los gastos de un periodo.

Al tocar cualquier elemento de la lista de movimientos la aplicación mostrará las siguientes opciones: Modificar, Eliminar, Copiar. La primera acción sirve para editar el registro y hacer cambios, con la segunda opción se puede eliminar de la base de datos cualquier registro y con la última opción se puede crear un registro nuevo usando las características de uno que ya esta guardado.

Compartir – Te permite exportar los registros en archivos XLS o CSV.
Buscar – Herramienta para localizar un texto dentro de una descripción.
Orden ascendente – Ordena la lista de fecha menor a fecha mayor, por ejemplo: 1, 2, 3, 4… 30
Orden descendente – Ordena la lista de fecha mayor a fecha menor, por ejemplo: 30, 29, 28, 27… 1
Ver solo ingresos – Activa un filtro que muestra solo los ingresos del periodo seleccionado.
Ver solo gastos – Activa un filtro que muestra solo los gastos del periodo seleccionado.
  • Exportar lista de movimientos

Para exportar la lista de movimientos es importante recordar que solo se exportará lo que se muestra en la lista, el usuario puede cambiar los filtros para exportar lo que necesita, en la versión actual se puede exportar archivos XLS al dispositivo, Google Drive, Dropbox y Gmail:

  • Filtrar por categoría

Para filtrar la lista por categoría, primero es necesario desactivar “Ver solo gastos” o “Ver solo ingresos”, solo uno de los dos, posteriormente la aplicación permitirá al usuario elegir categorías de la cuenta en uso, por defecto se muestra “Todo”.

En la primera pantalla desactivamos los ingresos, luego tocamos el elemento [Todo], seleccionamos la categoría “Mercancía” y en la última pantalla de la derecha se observa el resultado de combinar los filtros sobre la lista, además es importante notar que la parte baja de la pantalla se mostrará el total de los elementos de la lista.

Reportes por fecha

Los elementos que se describen a continuación se basan en la versión pro, es probable que en la versión gratuita algunos de estos elementos no estén disponibles.

La aplicación Gastos Diarios puede crear varios tipos de reportes para que el usuario tenga información de sus ingresos y gastos de los periodos que le interesa conocer.

Para ver más detalles de cualquier elemento de la lista, el usuario puede tocar dicho elemento, en la siguiente imagen vamos a ver todos los registros que componen el 1 de Abril de 2016:

Desde los reportes también es posible hacer cambios en los registros, supongamos que hemos notado que en los detalles un gasto o ingreso esta incorrecto, en este caso podemos tocar el registro para corregirlo:

La aplicación permite que el usuario pueda exportar su reporte. A partir de nuestro reporte es posible generar una gráfica de barras:

En algunas ocasiones requerimos un reporte que no encaja con un periodo fijo, son ejemplos de periodos fijos diario, semanal, mensual, anual, etc. Para estos casos la aplicación dispone de la opción “Por período”, después podemos especificar qué periodo nos gustaría visualizar, en las pantallas de abajo elegimos un rango del 9 al 22 de Abril:

Reportes por categoria

Los elementos que se describen a continuación se basan en la versión pro, es probable que en la versión gratuita algunos de estos elementos no estén disponibles.

Esta sección genera reportes por día, por período, por semana, por quincena, por mes y por año, pero a diferencia de Reportes por fecha, aquí los gastos o ingresos son agrupados por categoría. De modo que el usuario puede darse cuenta en que categorías ha gastado más y en cuales ha gastado menos, se debe entender igual cuando hablamos de ingresos.

  • Para ver más detalles de cualquier elemento de la lista, el usuario puede tocar dicho elemento, en la siguiente imagen vamos a ver todos los registros que componen a la categoría “Mercancía”:

Desde los reportes también es posible hacer cambios en los registros, supongamos que hemos notado que en los detalles un gasto o ingreso esta incorrecto, en este caso podemos tocar el registro para corregirlo:

La aplicación permite que el usuario pueda exportar su reporte. A partir del reporte también es posible generar una gráfica de pastel:

En algunas ocasiones requerimos un reporte que no encaja con un periodo fijo, son ejemplos de periodos fijos diario, semanal, mensual, anual, etc. Para estos casos la aplicación dispone de la opción “Por período”, después podemos especificar qué periodo nos gustaría visualizar, en las pantallas de abajo elegimos un rango del 9 al 22 de Abril:

Presupuestos

Los elementos que se describen a continuación se basan únicamente en la versión pro, en la versión gratuita estos elementos no están disponibles.

El presupuesto es en pocas palabras, la cantidad de dinero que se estima será necesaria para hacer frente a ciertos gastos durante un periodo de tiempo.

¿Por qué son útiles los presupuestos? Saber cuánto ganas mensualmente te ayuda a definir cuáles gastos se pueden asumir y a organizarte para hacer que te rinda mejor tu dinero. Al crear presupuestos, también estas definiendo cuáles gastos son necesarios y cuáles no, de tal forma que puedas tomar decisiones responsables.

La aplicación Gastos Diarios tiene una sección para que el usuario puede crear sus propios presupuestos, la pantalla de la izquierda muestra un listado de los presupuestos creados.

Cada presupuesto se asigna a una categoría, pero también puedes asignar un presupuesto general para todas las categorías de una cuenta.

Abajo aparece una descripción de los elementos que componen un presupuesto la cuenta, categoría y el límite fijado por un periodo de tiempo. La aplicación calcula la cantidad que se ha gastado y el porcentaje cubierto hasta el momento.

En Gastos Diarios es muy fácil crear un presupuesto, para esto solo tenemos que tocar el botón para crear nuevo presupuesto, dicho botón está ubicado en la parte de arriba de la pantalla:

Para eliminar o modificar cualquier elemento de la lista lo podemos hacer igual que en cualquier otro listado de la aplicación, solo tenemos que tocar el presupuesto que nos interesa modificar o eliminar, la aplicación mostrará un menú.

Tarjetas y cuentas

Los elementos que se describen a continuación se basan únicamente en la versión pro, en la versión gratuita estos elementos no están disponibles.

La aplicación se basa en los principios de contabilidad básica. Es decir, se pueden crear varias cuentas que tienen un saldo propio, hacer entradas (ingresos) y salidas (gastos) de las cuentas y transferir saldo de una cuenta a otra. Generar reportes de los movimientos que se aplicaron en una fecha determinada.

La mayor ventaja de utilizar cuentas es que el usuario puede llevar varias contabilidades dentro de la misma aplicación, entonces al seleccionar una cuenta la aplicación mostrará los gastos e ingresos de esa cuenta, así mismo al crear un reporte se mostrarán las sumas acumuladas de una cuenta durante un periodo determinado. La aplicación permite que el usuario elija todas las cuentas, de este modo la aplicación mostrará en lista de movimientos, reportes por fecha, reportes por categoría y agenda el contenido total de cada cuenta.

Para manejar una cuenta de activos (Efectivo, Ahorros, Banco, etc.) debes crear una cuenta para ingresos, en este tipo de cuentas el saldo es positivo porque es un dinero a tu favor. Cuando agregas un gasto tu saldo disminuye y cuando agregas un ingreso, obviamente tu saldo aumenta. Para una cuenta de ingresos debes de crear un límite positivo.

Las transferencias sirven para pasar saldo de una cuenta a otra, ejemplo, si en tu tarjeta de crédito debes $1,000 y quieres pagar $500 en efectivo, entonces podrías hacer una transferencia donde la cuenta origen es Efectivo y la cuenta destino es Tarjeta 1 por una cantidad de $500 y listo.

Para manejar una tarjeta es necesario crear una cuenta para gastos y asignarle un límite para gastar, de esta manera te mostrará tu saldo actual. En las tarjetas el saldo suele ser negativo porque es un dinero que debes. Luego para efectuar un pago en la tarjeta debes hacerlo desde “Agregar Ingresos“, seleccionando en que cuenta quieres hacer el ingreso, cada pago es un ingreso a tu tarjeta y cuando haces una compra puedes hacerlo desde “Agregar Gastos” o desde “Registros Frecuentes” (para pagos a plazos)

En la imagen de abajo se muestran los pasos para editar una cuenta, es posible cambiar el nombre, el icono que representa la cuenta, la descripción, el límite y el tipo de cuenta:

Cuando el usuario determina que una cuenta no es útil, existe la opción para eliminar dicha cuenta, la aplicación advertira si existen registros vinculados. Si el usuario desea eliminar tods los registros de la cuenta debe seleccionar la opción que aparece al final de la ventana “Eliminar registros vinculados a esta cuenta.”

En la siguiente pantalla estamos transfiriendo $5,000.00 desde la Tarjeta 2 y estamos mandando el saldo a la cuenta de Efectivo:

Recordemos que una cuenta en Gastos Diarios, se puede crear para ingresos o para gastos, las cuentas para ingresos (activo) son por ejemplo efectivo, ahorros, cuenta bancaria, etc. Las cuentas para gastos (pasivo) son cuentas cuyo saldo suele ser negativo (es un saldo que debes) por ejemplo tarjetas de crédito, hipotecas, prestamos recibidos, etc.

No se permiten transferencias si la cuenta es para ingresos y si además no tiene el saldo solicitado en la transferencia. La aplicación valida que si la cuenta es de ingresos, entonces debe tener saldo a tu favor, si no hay suficiente saldo te dirá que no es posible realizar la transferencia, en cambio si la cuenta es para gastos, entonces te acreditará saldo a la otra cuenta.

Agenda

Los elementos que se describen a continuación se basan únicamente en la versión pro, en la versión gratuita estos elementos no están disponibles.

Esta sección crea un calendario con los gastos e ingresos registrados, a continuación se muestra una descripción general:

En la imagen de abajo se muestra dos pantallas, en la pantalla izquierda se visualizan solo ingresos, en la pantalla derecha se visualizan solo gastos:

La agenda tiene dos vistas, a la izquierda se muestra la vista estilo calendario, a la derecha una vista estilo lista:

Al tocar cualquier celda del calendario, la aplicación mostrará una lista con los ingresos y gastos del día seleccionado, cada elemento de esta lista puede ser editado o borrado, para esto es necesario tocar un elemento de la lista y la aplicación mostrará un menú con opciones para modificar o eliminar:

Para filtrar por una categoría de gastos, primero vamos a desactivar los ingresos, enseguida tocamos el elemento que dice “Todo”, ahora elegimos una categoría, en este caso “Gasolina”. Al final la aplicación mostrará en el calendario los días con el total gastado en Gasolina:

Cuando estamos visualizando el modo lista podemos usar el botón para exportar, después podemos elegir a donde vamos a enviar la información:

Registros frecuentes

Esta sección te permite crear operaciones repetitivas, de esta forma la aplicación puede registrar los movimientos de forma automática. Por ejemplo si tienes que dar una mensualidad para pagar tu celular, una televisión o cualquier otra cosa, también si sabes que gastas una cantidad fija cada semana, cada quincena, etc.

En la siguiente imagen se muestran las principales características del módulo de registros frecuente:

Cuando creas una operación automática, por ejemplo con 6 repeticiones, cada vez que se llegue la fecha del evento el contador se reducirá 6, 5, 4, 3, 2, 1 hasta que ya no haya repeticiones. Este es un comportamiento normal de la aplicación.

La aplicación se base en la contabilidad básica, de modo que un gasto no es contado como gasto hasta que llega su fecha de cobro, entonces los registros frecuentes no se toman en cuenta en la lista de movimientos tampoco en los reportes hasta que se cumple su fecha programada.

Ejemplo: Supongamos que hoy es viernes 1 de Abril y acabo de crear una operación con fecha de inicio del jueves 3 de Marzo, serán 9 repeticiones con un período semanal. Al momento de activar y guardar la operación, todos los registros con fecha anterior al 1 de Abril se añadirán directamente a la lista de movimientos, también serán contabilizados como gastos reales en cualquier balance y reporte de la aplicación. No ocurre lo mismo con los registros que están después del 1 de Abril, estos registros permanecerán en reserva hasta que se cumpla su fecha, es decir el registro [6/9] será añadido el 7 de Abril, el registro [7/9] será añadido el 14 de Abril y así sucesivamente.

En la siguiente imagen podemos ver que hay dos operaciones automáticas, una semanal y otra mensual, pero ambas están desactivadas, esto quiere decir que aunque están guardadas en esta lista, todavía no pueden crear ningún registro.

Para activar la operación mensual tenemos que tocarla y elegir modificar, luego en la parte de arriba de la ventana activar el indicador y tocar el botón [Guardar]. Ahora en la última pantalla de la derecha se muestra las mismas dos operaciones, pero la operación mensual esta activada por eso se muestra de otro color.

¿Qué pasa si me doy cuenta que mi saldo se está viendo alterado porque me aparecen registros que yo no estoy creando manualmente?

Lo primero que se debe hacer es verificar en Registros frecuentes que no esté activada una operación que nosotros no necesitamos. Luego usamos el botón derecho que está en la barra de herramientas, en la siguiente ventana tocamos el botón [Limpiar todo] y confirmamos [Si]. Al final la lista quedará con todas las operaciones desactivadas, solo debemos activar las operaciones que vamos a necesitar y debemos actualizar la fecha de inicio para evitar duplicar registros.

Opciones

Los elementos que se describen a continuación se basan en la versión pro, es probable que en la versión gratuita algunos de estos elementos no estén disponibles.

Dentro de esta sección el usuario puede configurar distintos aspectos de la aplicación Gastos Diarios. La siguiente imagen muestra un vistazo general:

gd2-agregar-registros-05-min-resizedEstas dos opciones se pueden describir en un solo tema, porque ambas funcionan de manera muy similar.

En la versión pro se pueden crear varias cuentas, es importante recordar que las categorías que se añaden son solo visibles para la cuenta donde se han creado.

Para añadir una categoría nueva desde las opciones, elegimos entre “Categoría de ingresos” y “Categoría de gastos” según sea el caso. En la siguiente ventana tocamos el botón [+], luego podemos poner el nombre de la categoría y finalmente tocamos el botón [Guardar].

En más de una ocasión vamos a ocupar que una categoría este en todas las cuentas, en este caso seguimos casi el mismo procedimiento descrito arriba con la diferencia que donde dice “Cuenta”, vamos a elegir “Todo”. Posteriormente escribimos el nombre y tocamos el botón [Guardar], ahora la categoría se creará en todas las cuentas.

También puede ser el caso donde ocupemos tener una categoría en algunas cuentas, no en todas, para esto tenemos que hacer lo siguiente:

En la primera pantalla de la izquierda, debemos mantener el toque donde este la categoría que nos interesa copiar, si es necesario enseguida elegimos más categorías y tocamos el botón de [Copiar] (en la imagen aparece resaltado con naranja), en la siguiente ventana donde dice “Destino” vamos a seleccionar la cuenta donde queremos pegar y finalmente tocamos el botón [Si].

En caso de que el usuario quiera modificar una categoría, entonces debe seguir estos pasos:

  • Formato de moneda

    La aplicación Gastos Diarios se distribuye en varios países del mundo, por tal razón existe una opción donde el usuario podrá elegir el formato de moneda que se usa en su país, esta característica se puede modificar desde las opciones:
  • Formato de fecha y hora

    El usuario puede elegir el formato de fecha y hora con la que se sienta más cómodo.
  • Cambiar colores

    Gastos Diarios tiene en su versión pro 8 temas claros y 8 temas oscuros.

Temas con colores degradados:

Temas con colores lisos:

  • DropboxEsta opción activa el permiso para que Gastos Diarios pueda acceder a la cuenta del usuario, con dicho permiso la aplicación podrá cargar y si fuera necesario también descargar respaldos, así mismo podrá enviar cualquiera de los distintos reportes que la aplicación crea.

En el caso de los respaldos, el hecho de activar esta opción, no quiere decir que la aplicación estará enviando respaldo a Dropbox automáticamente, el usuario debe hacerlo de forma manual.

¿Qué pasa si esta opción está desactivada?
No pasa nada hasta que se intenta cargar o descargar algo desde Gastos Diarios a tu Dropbox, la aplicación le mostrará el siguiente mensaje: “Esta aplicación no fue autenticada correctamente.”

¿Qué pasa si el usuario necesita llevar el dispositivo a servicio?
En este caso es recomendable que antes envíe una copia de su base de datos a Dropbox o Google Drive, si el técnico elimina el contenido de su teléfono, entonces usted puede recuperar sus datos más tarde

  • Base de datosEsta es una de las herramientas más importantes con las que cuenta Gastos Diarios. La opción donde dice “Respaldos automáticos” sirve para que la aplicación creé un respaldo de toda la base de datos en el dispositivo, esto ocurre una vez cada día. Los respaldos que tienen 8 días o más son eliminados y reemplazados por un respaldo del día. Si el usuario pretende reiniciar el dispositivo al estado de fábrica, es muy importante que se asegure de respaldar su base de datos en la pc, Dropbox, Gmail o Google Drive.La siguiente sección es informativa, muestra un recuadro con el número de registros guardados en cada tabla de la aplicación, debajo se puede ver la versión de la base de datos y enseguida la fecha del último respaldo creado.

[Crear respaldo] – Esta opción puede enviar un respaldo al dispositivo (memoria interna), Gmail, Dropbox y Google Drive. Se recomienda al usuario que acostumbre enviar respaldos a Dropbox o Google Drive, de esta forma podrá recuperar sus datos con seguridad, en caso de descompostura o robo de su dispositivo.

[Recuperar respaldo] – Aparecen los siguientes elementos en la lista: “automático” son los respaldos que crea la aplicación cada día, “usuario” se mostrará esta etiqueta si hay un respaldo en el dispositivo creado por el usuario, “Buscar en Dropbox” busca en la cuenta de Dropbox si existe un respaldo, en caso de encontrar alguno, lo descarga y luego pregunta si se desea que la aplicación lo instale, “Buscar en Google Drive” funciona de la misma forma que la opción anterior.

[Resetear base de datos] – Este botón elimina todo el contenido de la base de datos y la deja tal cual estaba el día de instalación de la aplicación, es decir, una base de datos limpia con sus características fundamentales.

  • ContraseñaOpción para que la aplicación pida una contraseña cada vez que el usuario va ingresar.
  • Calificar la aplicación

    Envía al usuario directamente a Google Play Store para que el usuario pueda calificar y comentar su experiencia con la aplicación Gasto Diarios:
  • Acerca de la aplicación

    Muestra la versión de la aplicación y el correo del desarrollador:
  • Acerca de las funciones PRO

    Información importante sobre la aplicación:
  • Desarrollo y contacto

    Muestra los nombres de algunos usuarios que han colaborado a mejorar la aplicación, también tiene los siguientes botones:

    [Preguntas Frecuentes] es un enlace directo a la página de la aplicación, específicamente a la sección de preguntas frecuentes.

    [Sugerencias] sirve para mandar un correo directamente al desarrollador de la aplicación.

    [Ayudar con la traducción] su finalidad es mostrar los textos de la aplicación, como la opción de enviar la corrección al desarrollador.

  • AyudaMuestra breves descripciones de las secciones más importantes de la aplicación.